Jak zgłosić beneficjenta do CRBR?

Wypełniasz formularz CRBR i utknąłeś? Ten poradnik wyjaśni Ci wszystkie zawiłe pola!

Zastanawiasz się, jak poprawnie wypełnić pola dotyczące charakteru uprawnień, wartości i opisu uprzywilejowania w formularzu CRBR? Nie martw się! Nasz przewodnik krok po kroku przeprowadzi Cię przez ten skomplikowany proces.

CRBR i wszystko, co musisz o nim wiedzieć!

1. Rejestracja beneficjenta rzeczywistego spółki — kto ma taki obowiązek?

W Polsce obowiązek zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) obejmuje szeroki zakres podmiotów, do których należą:

• wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, 
• spółki akcyjne, 
• spółki komandytowe, 
• spółki komandytowo-akcyjne, 
• proste spółki akcyjne, 
• spółki jawne, 
• spółki partnerskie, 
• spółdzielnie, 
• fundacje, 
• stowarzyszenia wpisane do KRS
• oraz trusty.

2. Kto może dokonać wpisu do CRBR?

Uprawnione do dokonania wpisu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) są wyłącznie osoby uprawnione do reprezentacji spółki. Oznacza to, że wpisu mogą dokonać osoby, które zgodnie z umową spółki lub KRS są umocowane do działania w imieniu spółki, np.:

• prezes zarządu,
• członek zarządu,
• prokurent,
• lub pełnomocnik.

Pamiętaj, że zgłoszenie do CRBR należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

3. W jakim czasie należy dokonać wpisu?

Od dnia wpisu do KRS na zgłoszenie do CRBR masz 7 dni roboczych. Termin ten obowiązuje również w przypadku zmiany danych beneficjenta rzeczywistego. Pamiętaj, że brak wpisu do CRBR lub podanie nieprawdziwych danych może skutkować karą pieniężną do 1 mln zł.

Instrukcja dokonania wpisu beneficjenta rzeczywistego do rejestru CRBR

Jakie przygotować dane?

Przed rozpoczęciem rejestracji warto przygotować:

• podstawowe dane spółki — NIP i KRS, adres siedziby,
• dane beneficjentów rzeczywistych, takie jak imiona i nazwiska, numery PESEL, daty urodzenia, obywatelstwa, kraje zamieszkania,
• informacje o uprawnieniach lub udziałach beneficjenta rzeczywistego, czyli procent lub wartość udziałów (przyda się tutaj odpis KRS spółki lub/i umowa spółki).

Krok 1: Podaj NIP spółki z o.o

Na początku otwórz stronę CRBR, sekcję Utwórz zgłoszenie: https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/utworz-zgloszenie

Wpisz NIP firmy, którą chcesz zarejestrować i wybierz z rozwijanej listy jej formę organizacyjną (do wyboru: spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna lub spółka jawna).

Dane zatwierdź przyciskiem Dalej.

Krok 2: Wybierz zgłoszenie

System zapyta Cię o rodzaj zgłoszenia, jakiego chcesz dokonać. Do wyboru masz Nowe zgłoszenie (jeśli rejestrujesz się pierwszy raz) lub Aktualizację zgłoszenia (jeśli aktualizujesz dane wpisane wcześniej).

Jeżeli pierwszy raz rejestrujesz spółkę w CRBR, wpisz Datę zdarzenia, czyli dzień, w którym dokonujesz wpisu i kliknij przycisk Utwórz nowe zgłoszenie.

Krok 3: Wypełnij formularz

Teraz zobaczysz dwuetapowy formularz wpisu.

W pierwszej części formularza, A. Dane spółki, zostaniesz poproszony o uzupełnienie danych identyfikacyjnych firmy, czyli jej numeru KRS oraz pełnej nazwy.

Jeśli chodzi o informacje dotyczące firmy, to już wszystko. Teraz czeka Cię zgłoszenie informacji beneficjenta rzeczywistego. Sekcja B. Dane beneficjentów/reprezentantów jest stosunkowo intuicyjnie zbudowana i wygląda tak:

Aby dodać beneficjenta w pierwszej sekcji, B.1., wpisz jego numer PESEL, datę urodzenia, imię i nazwisko, kraj obywatelstwa i zamieszkania, co nie powinno sprawić Ci większego problemu.

Bardziej kłopotliwa może okazać się sekcja B.2., gdzie zostaniesz zapytany charakter uprawnień beneficjenta rzeczywistego, ich wartość, rodzaj i opis uprzywilejowania.  

Dlatego też w dalszej części tego wpisu objaśnimy Ci wszystkie zawiłe pola tej części formularza.

Pole 17. Charakter uprawnień beneficjenta rzeczywistego

• Bezpośrednie uprawnienia właścicielskie — posiada osoba, do której należy min. 25% udziałów w spółce lub głosów na zgromadzeniu wspólników (będzie to zatem np. wspólnik),
• Pośrednie uprawnienia właścicielskie — posiada osoba, która kontroluje podmiot gospodarczy, który jest w posiadaniu min. 25% udziałów w spółce lub głosów (będzie to zatem beneficjent rzeczywisty innego podmiotu, który rzeczywiście kontroluje zgłaszaną w CRBR spółkę. Np. jeśli spółka X, którą rejestrujemy, należy w 100% do spółki Y, a 90% udziałów spółki Y należy do Jana K., to Jan K. ma właśnie pośrednie uprawnienia właścicielskie w spółce X),
• Inne uprawnienia — to pole zaznaczysz, jeżeli nie sposób wskazać beneficjenta rzeczywistego (np. akcjonariat jest rozproszony) i musisz podać osoby zajmujące wyższe stanowiska zarządcze,
• Reprezentant — zwróć szczególną uwagę na tę sekcję. Reprezentanci z pewnością pojawią się we wpisie zarządu spółek kapitałowych oraz spółek osobowych. W spółkach akcyjnych, w których nie ma zarządu, a jest rada dyrektorów, reprezentantem będzie tylko i wyłącznie dyrektor wykonawczy. Uwaga! Choć prokurenci mają prawo reprezentować spółkę, nie wpisujemy ich do CRBR!

Zdarza się też, że ten sam beneficjent, który ma, dajmy na to, bezpośrednie uprawnienia właścicielskie, jest także i oficjalnym reprezentantem firmy (np. wspólnik firmy, który jest też jej oficjalnym prezesem). W takim przypadku, koniecznie musisz zgłosić oba jego uprawnienia — najpierw jedno, a potem drugie. W tym celu wykorzystaj niebieski przycisk z napisem +Dodaj informacje o udziałach lub uprawnieniach beneficjenta/informację o reprezentacji, który znajdziesz na samym dole sekcji B.2. (tuż nad sekcją C, zawierającą klauzulę). 

Pole 20. Wartość

Pole 20, które pyta o wartość udziałów w firmie, zależy od tego, co zostało zaznaczone w polu 18 Rodzaj uprawnień właścicielskich:

• jeżeli w polu 18 zaznaczyłeś wspólnik spółki z o.o., to wartością, jaką musisz wpisać jest kwota wartości udziałów wyrażona w PLN, jakie beneficjent posiada w spółce (tą informację znajdziesz w odpisie KRS firmy),
• w przypadku wspólników spółek jawnych oraz komandytowych wpisz wartość wkładów wnoszonych przez wspólnika w PLN (znajdziesz je w umowie spółki),
• w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych, jeżeli zgłaszasz komplementariusza, jako wartość wpisz wkład wniesiony do firmy w PLN, a jeżeli beneficjentem jest akcjonariusz, to podaj jego procentowy udział w kapitale akcyjnym spółki,
• w przypadku spółek akcyjnych podaj procentowy udział w kapitale akcyjnym spółki.

Pole 21. Rodzaj uprzywilejowania i pole 22. Opis uprzywilejowania

Pozycje w polu 21 będą się różnić w zależności od wybranej formy organizacyjnej spółki. To, jaki rodzaj uprzywilejowania beneficjenta występuje (jeżeli w ogóle) określa najczęściej umowa spółki.

Na przykład w przypadku spółek z o.o., takim uprzywilejowaniem może być ponadproporcjonalny udział w zysku w stosunku do proporcji wkładu do spółki, a w przypadku spółek kapitałowych, uprzywilejowanie akcji lub udziałów danej osoby. W takim przypadku, w polu 22 musisz opisać, na czym polega to uprzywilejowanie.

Jeżeli w umowie spółki nie zostało określone żadne uprzywilejowanie, to w polu 21 zaznacz opcję Brak.

Pole 23. Pośrednie uprawnienia właścicielskie

To pole formularza uaktywni się jedynie, jeżeli wcześniej, w polu 17, zaznaczone zostały Pośrednie uprawnienia właścicielskie.

Pole 23 jest zatem niczym innym, jak miejscem opisu tych pośrednich uprawnień. Wpiszesz tu, więc na przykład „Posiada 64% udziałów w spółce X, która posiada 90% udziałów w spółce Y”.

Dodawanie więcej niż jednego beneficjenta rzeczywistego

Każdego kolejnego beneficjenta dodajemy w analogiczny sposób, wypełniając pola 10–24.

Formularz w kroku 3 powinien wyglądać ostatecznie w taki sposób:

Gdzie każdy z beneficjentów widnieje na liście, a jego pole podświetla się na zielono.

Klauzula odpowiedzialności

Aby przejść do ostatniego już etapu rejestracji beneficjenta rzeczywistego, zaznacz klauzulę odpowiedzialności karnej za podanie fałszywych informacji, następnie kliknij w niebieski przycisk Dalej.

Krok 4: Podpisz dokument

Jedyne, co pozostało Ci do zrobienia, aby zakończyć proces rejestracji w CRBR, to złożenie podpisu. Możesz posłużyć się do tego profilem zaufanym ePUAP lub elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Kliknij, więc w niebieski przycisk w prawym dolnym rogu strony Podpisz dokument.

Po złożeniu podpisu system zapyta Cię, czy chcesz otrzymać mailowe potwierdzenie prawidłowej rejestracji — jeżeli tak, oczywiście zaznacz tę opcję. 

Gotowe!

Twój wpis powinien pojawić się w CRBR tego samego lub następnego dnia.

Cieszymy się, że dzisiejszy wpis ułatwił Ci to niełatwe zadanie!